Iniziamo dalla definizione: il check-in in hotel è il processo attraverso il quale un ospite si registra, di solito presso la reception, al momento dell’arrivo.
La procedura di registrazione dell’identità è la parte fondamentale, durante la quale gli ospiti devono fornire i loro dati alla reception, come i propri documenti di identità (passaporto o carta d’identità), per completare la registrazione. Perché è obbligatorio? L’identificazione è legata a motivi di sicurezza, necessari per l’adempimento di requisiti legali.
Durante il processo di check-in, possono essere richieste informazioni aggiuntive come l’indirizzo di residenza, il numero di telefono di contatto, ecc. Questi dettagli aiutano l’hotel a personalizzare il soggiorno dell’ospite in base alle sue esigenze e preferenze.
Dopo aver completato la registrazione, all’ospite viene assegnata una stanza e vengono fornite informazioni rilevanti al riguardo.
Un albergatore sa bene che per questo tipo di procedure è necessario un software gestionale, che consente di registrare e archiviare in modo sicuro i dati degli ospiti, gestire le prenotazioni, controllare la disponibilità delle stanze e facilitare la comunicazione tra il personale dell’hotel. É uno strumento indispensabile per l’efficienza di un albergo. Dovrebbe, inoltre, essere collegato al Channel Manager, che consente di far confluire tutte le prenotazioni provenienti dai canali di distribuzione, come Booking, Sito web dell’hotel, Trivago, ecc, nel gestionale.
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