Che cosa è il Self Check-in …e il Check-in on line?
Il self check-in è oggi strumento indispensabile per poter fornire un servizio completo, moderno e flessibile nel settore dell’hospitality. Attraverso l’utilizzo di sistemi di Self Check-in le strutture ricettive (sia Hotel che appartamenti) consentono ai propri ospiti di adempiere alle pratiche di registrazione prima dell’arrivo (Check-in online), e forniscono le chiavi digitali o i codici d’accesso alla struttura consentendo un ingresso in totale autonomia senza dover passare attraverso una reception tradizionale o senza dover attendere l’arrivo del proprio host.
Solitamente il self check-in per le strutture ricettive viene gestito tramite un’applicazione mobile o un sistema online. Gli ospiti ricevono le istruzioni e le informazioni necessarie prima del loro arrivo e possono completare il processo di check-in on line in modo autonomo seguendo le indicazioni fornite.
Come si gestiscono i documenti degli ospiti e come comunicarli in questura (portale Alloggiati Web)?
Gli ospiti ricevono, prima dell’arrivo, o al momento della prenotazione, un link attraverso il quale avranno accesso alla piattaforma di registrazione.
Ad esempio, l’interfaccia della nostra Web App Ok Home è pensata per fornire un’esperienza di Check-in on line semplice e veloce, anche per quanto riguarda la comunicazione dei documenti alla questura: l’ospite sarà infatti guidato ad inserire i propri dati personali così come richiesti dal portale Alloggiati Web e a fornire una foto del proprio documento d’identità valido, assieme ad un selfie con il documento visibile. In questo modo, l’Host o il personale della struttura ricettiva, avranno gli strumenti per verificare l’identità del proprio ospite e confermare l’invio automatico alla Questura di competenza.
La comunicazione alla questura avviene solo dopo la conferma dell’host. Perché avvenga in modo automatico, senza dover passare all’inserimento manuale, l’host avrà fornito, all’interno dell’interfaccia di gestione MY OK HOME,
le proprie credenziali d’accesso al portale Alloggiati Web, reperite tramite richiesta specifica alla questura di rifermento.
Come si possono gestire le emergenze da remoto con ospiti che hanno effettuato l’accesso tramite self check-in?
La paura di molti host è la difficoltà di gestione degli imprevisti. La maggior preoccupazione è che molti sistemi consentono l’apertura di porte da remoto ma necessitano sempre di un collegamento alla linea Internet.
Nello specifico Ok Home ha ideato un sistema di Self Check-in che consente ai propri ospiti un ingresso in struttura H 24 anche in assenza di linea internet. Il sistema è in grado di generare chiavi digitali o codici d’accesso da digitare sul tastierino differenti per ogni prenotazione. Il codice per il tastierino è generato al momento della prenotazione, una volta generato il sistema lo riconosce tenendolo in memoria, pertanto, anche in assenza di linea internet o smartphone, il codice aprirà comunque le porte d’ingresso.
L’host potrà comunque aprire sempre anche da remoto in presenza di linea internet.
In questi casi tutti gli accessi da gestire dovranno essere elettrificati.
Il sistema Ok Home, per ovviare ai casi in cui le porte da gestire non siano elettrificabili, ha progettato l’unica smart box per il deposito chiavi in grado di cambiare codice per ogni prenotazione in base al proprio calendario dotata anche di un codice meccanico da utilizzare solo in caso di emergenza. L’offerta del Sistema di Self Check-in Ok Home si presenta completa in grado di gestire l’ingresso in struttura anche nelle situazioni di emergenza.
Un sistema di self check-in può essere complicato da gestire per chi non ama la tecnologia o non è abituato ad usare determinati dispositivi?
I sistemi di Self Check- in, una volta effettuate le prime configurazioni e impostati i messaggi automatici di benvenuto, hanno un utilizzo molto semplice e veloce.
Nel caso di OK HOME, Importante sarà in prima fase integrare il proprio calendario delle prenotazioni, Airbnb, Booking, Vrbo o il Calendario del Channel Manager con il calendario Ok Home, per consentire alla piattaforma di generare codici di accesso validi per ogni prenotazione.
La configurazione è semplice e veloce ed è da effettuarsi una tantum. Così come l’impostazione dei messaggi di benvenuto e le istruzioni d’accesso potranno contenere tutte le indicazioni necessarie per il Check-in, potranno essere preparate in modo semplice seguendo la guida preimpostata sulla piattaforma Host My OK HOME, una volta impostati correttamente tutti i parametri, i messaggi potranno essere inviati al proprio guest attraverso mail, sms o whatsapp completi di nome, periodi di prenotazione, codici d’accesso ecc., informazioni che verranno reperite in automatico dal sistema e allegate a ciascun messaggio prima dell’invio.
Il costo di un sistema di self check-in è sostenibile? Anche in caso di guadagni successivi dovuto all’uso di un sistema automatico e gestibile da remoto, quanto ci si impiega a ritornare dall’investimento?
I sistemi di self check-in hanno costi variabili per ogni singola situazione, pertanto è difficile dare un’indicazione specifica. Certo è che un sistema di Self Check-in ha un costo notevolmente inferiore ad una gestione con Check-in tradizionale. La spesa da sostenersi è solo iniziale e generalmente l’investimento viene ammortizzato dopo il secondo o terzo check-in.
Inoltre, l’eventuale canone da pagare per l’utilizzo dei servizi, è decisamente inferiore alla gestione di una Reception vera e propria o al personale dedicato al Check-in fisico.
Un altro aspetto da considerare è la possibilità di introdurre all’interno della Piattaforma l’acquisto di eventuali servizi forniti dalla struttura, strumento queto che consente di incrementare i propri guadagni offrendo un maggior servizio agli ospiti.
Il notevole risparmio di tempo generato dal Sistema di self Check-in consentirà inoltre di dedicare maggiore attenzione agli aspetti da migliorare nel proprio Business.
Per maggiori informazioni sui sistemi di Self Check-in Ok Home e per avere un preventivo personalizzato consulta la notra pagina web o contattaci
