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L’Italia ha normative severe in materia di identificazione e registrazione degli ospiti. Come gestore di case vacanze o hotel, sei legalmente tenuto a segnalare il soggiorno di ogni ospite alla Polizia di Stato. Ciò avviene tramite l’invio di “Schedine Alloggiati” tramite il portale web ufficiale di Alloggiati.
In questa guida spiegheremo cosa sono le Schedine alloggiati, perché sono importanti, quali sono i tuoi obblighi secondo la legge italiana e come Chekin semplifica e automatizza l’intero processo.
Cosa sono le Schedine Alloggiati?
Le Schedine Alloggiati sono moduli strutturati contenenti informazioni dettagliate su ogni ospite che soggiorna presso la vostra struttura. In Italia, questi moduli sono noti come Schedine Alloggiati e devono essere presentati alla Polizia di Stato entro 24 ore dal check-in.
Queste carte non sono facoltative: sono un requisito legale ai sensi dell’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza).
Quali dati devono essere inclusi?
Ogni Schedine alloggiati deve contenere:
- Nome e cognome
- Data e luogo di nascita
- Nazionalità
- Tipo e numero del documento d’identità
- Date di arrivo e partenza
Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore, il modulo deve essere presentato immediatamente.
Come Presentare Schedine Alloggiati
Registrazione sul Portale Web Alloggiati
Per presentare le Schedine Alloggiati, è necessario registrare la propria struttura ricettiva presso la Questura. Una volta approvata, si riceveranno le credenziali per accedere al portale Alloggiati Web.
Scopri di più:
Alloggiati Web su Mobile: semplificare il check-in degli ospiti da remoto
Alloggiati Web Polizia di Stato: come registrarsi e restare a norma
Invio manuale vs. automatico
Tradizionalmente, gli host dovevano accedere e inserire manualmente i dati degli ospiti, uno alla volta o tramite file di testo formattati. Questo processo è dispendioso in termini di tempo, soggetto a errori umani e non scalabile.
Ed è qui che entra in gioco Chekin.
Come Chekin automatizza le Schedine Alloggiati
Chekin è completamente integrato con il sistema Alloggiati Web. Una volta che l’ospite completa il check-in tramite l’app o la piattaforma Chekin, tutti i dati richiesti vengono automaticamente:
- Raccolti e verificati tramite scansione di documenti d’identità e controlli biometrici
- Strutturati nel formato richiesto dalle autorità italiane
- Inviati ad Alloggiati Web con log e timestamp per una tracciabilità completa
Questa automazione aiuta:
- Garantire la conformità legale
- Ridurre il lavoro amministrativo
- Prevenire errori o scadenze non rispettate
- Risparmiare tempo e costi operativi
Ulteriori vantaggi dell’utilizzo di Chekin
- Raccolta firme digitali e gestione dati conforme al GDPR
- Dashboard in tempo reale per il monitoraggio dello stato di invio
- Supporto per più proprietà da un’unica piattaforma
- Automazione delle segnalazioni ISTAT e dell’imposta di soggiorno
Scopri di più: Chi è esente dalla tassa di soggiorno in Italia? Guida per gli host
Tessere ospiti e conservazione dei dati
Anche dopo l’invio, è necessario conservare le ricevute di conferma fino a 5 anni in caso di ispezione. Chekin conserva in modo sicuro tutti i registri e le ricevute di invio, semplificando la conformità senza dover ricorrere alla burocrazia.
Errori comuni da evitare
- Dimenticare di inviare entro la finestra di 24 ore
- Inserimento di numeri di identificazione o date errati
- Utilizzo di formati obsoleti per il caricamento manuale
- Archiviazione non sicura dei dati personali
Conclusione: automatizza le schedine alloggiati con sicurezza
Il rispetto delle Schedine Alloggiati italiane non è solo obbligatorio, ma è essenziale per la sicurezza degli ospiti e la trasparenza legale. Le Guest Card sono parte integrante di questo processo e la loro mancata gestione può comportare multe o ispezioni.
Con Chekin, gli albergatori e gli host di case vacanze possono eliminare il carico manuale e garantire la conformità con pochi clic. Lascia che l’automazione lavori per te: rispetta la normativa, risparmia tempo e migliora l’esperienza degli ospiti.
Scopri come Chekin può aiutarti ad automatizzare il check-in, a rispettare le normative, a proteggere la tua struttura e ad aumentare i ricavi, risparmiando l’87% del tuo tempo e guadagnando di più da ogni prenotazione.
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