Negli ultimi anni, l’uso di un ERP nel settore della ristorazione è cresciuto notevolmente. Il motivo risiede nella necessità di ottimizzare la gestione delle operazioni quotidiane nel dettaglio e nell’esigenza di migliorare l’efficienza generale. Gli ERP permettono, infatti, di integrare diverse funzioni in un unico sistema, facilitando il flusso di informazioni e migliorando la pianificazione.
Cosa fa un ERP per la ristorazione
In generale, le principali attività che un ERP consente di gestire in ambito ristorazione includono:
- Gestione degli ordini: tracciamento degli ordini dei clienti, dalla presa all’evasione.
- Gestione delle scorte: monitoraggio delle materie prime e gestione degli inventari per evitare sprechi e garantire la disponibilità degli ingredienti.
- Contabilità e finanza: automazione delle operazioni contabili, gestione delle fatture e monitoraggio delle spese e dei ricavi.
- Analisi delle vendite: report e analisi per valutare le performance del ristorante e identificare le tendenze.
Rispondere alle domande quotidiane di un business nel campo della ristorazione
Nel dettaglio, un ERP è progettato in moduli che consentono di gestire tutte le attività di un’azienda in maniera integrata: funzioni che prima non erano sotto controllo, demandate o poco precise, adesso possono essere di facile consultazione.
Un ERP è in grado di dare risposte alle più comuni domande di un ristoratore, come: “Chi e quanto devo pagare?”, “Chi e quanto mi devono pagare?”, “Quanto ho speso?”, “Quanta merce ho ancora in magazzino e quando la devo riordinare?”, “A fine mese, trimestre o anno, come è andata la mia attività?”, “Quante sono le vendite? E i ricavi?”, “Riesco a fare un controllo di gestione per centro di costo?”.
Chi dovrebbe adottare un ERP
L’adozione di un ERP è consigliata a diverse tipologie di aziende nel settore della ristorazione, a patto che abbiano determinate caratteristiche. Ecco alcuni fattori da considerare:
- Ristoranti di medie e grandi dimensioni: le aziende con più sedi o una significativa quantità di dipendenti possono trarre grandi benefici dall’integrazione delle operazioni, dalla gestione centralizzata delle informazioni e dall’ottimizzazione delle risorse.
- Ristoranti con un alto volume di transazioni: attività con un elevato numero di ordini giornalieri possono sfruttare un ERP per gestire in modo più efficiente le vendite, le scorte e le operazioni quotidiane.
- Catene di ristorazione: le aziende che operano con più punti vendita beneficiano dell’uniformità nelle procedure e nella gestione, facilitando la scalabilità e il controllo.
- Ristoranti in crescita: attività che stanno espandendo la propria offerta o che intendono aprire nuove sedi possono utilizzare un ERP per garantire una transizione fluida e una gestione efficiente.
- Aziende di eventi o catering: ristoranti che offrono servizi di catering o eventi possono utilizzare un ERP per pianificare e gestire le operazioni complesse legate a queste attività.
Sebbene non ci sia una dimensione “minima” universale, le aziende di media grandezza, con almeno 10-15 dipendenti o una buona quantità di transazioni mensili, sono spesso in grado di trarre vantaggio dall’implementazione di un ERP. Tuttavia, anche alcune piccole imprese possono beneficiare di un ERP semplificato, soprattutto se hanno l’intenzione di crescere o se gestiscono aspetti più complessi dell’attività.
Come applicare un ERP nelle attività quotidiane della ristorazione
Ecco un esempio concreto di come un ERP può essere applicato nelle attività quotidiane di un ristorante. Immaginiamo un ristorante di medie dimensioni che offre un menù variegato e gestisce un volume significativo di clienti. Il ristorante ha bisogno di ottimizzare le operazioni quotidiane, migliorare la gestione delle scorte e monitorare le performance finanziarie. Ecco allora che l’adozione di un ERP consente:
- La gestione degli ordini: quando un cameriere prende un ordine tramite un dispositivo mobile integrato con l’ERP, l’ordine viene registrato nel sistema in tempo reale. Questo elimina la necessità di trascrivere manualmente gli ordini e riduce il rischio di errori.
- Il monitoraggio delle scorte: ogni volta che un piatto viene preparato, l’ERP aggiorna automaticamente le quantità delle materie prime nel magazzino. Se un ingrediente scarseggia, il sistema invia un avviso per effettuare un riordino. Questo aiuta a evitare situazioni di stock-out e riduce gli sprechi.
- La gestione della contabilità: alla fine della giornata, l’ERP genera automaticamente un report delle vendite, contabilizzando le entrate e le uscite. Le fatture per i fornitori vengono caricate nel sistema e i pagamenti sono registrati, facilitando la riconciliazione bancaria.
- L’analisi delle performance: il ristorante utilizza il modulo di reportistica dell’ERP per analizzare i dati delle vendite e identificare i piatti più redditizi e quelli meno popolari. Questo consente di apportare modifiche al menu e ottimizzare le strategie di marketing.
- La gestione del personale: l’ERP tiene traccia delle ore lavorate dai dipendenti e genera automaticamente le buste paga. Il manager può anche pianificare i turni in base ai flussi di lavoro e ai picchi di affluenza, migliorando l’efficienza operativa.
- Il feedback dei clienti: dopo il pasto, il ristorante invia automaticamente un sondaggio di soddisfazione ai clienti tramite e-mail. I risultati vengono raccolti nel sistema ERP, fornendo al management dati utili per migliorare il servizio.
La decisione di adottare un ERP dovrebbe basarsi su un’analisi costi-benefici: è importante considerare non solo la dimensione, ma anche le esigenze specifiche dell’azienda, le sfide attuali e gli obiettivi futuri. Un’implementazione ben pianificata può portare a significativi miglioramenti operativi e strategici.
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