Il processo inizia subito dopo la conferma della prenotazione. Il sistema di check-in online, integrato con il PMS o il channel manager, rileva automaticamente la nuova prenotazione e attiva il flusso di comunicazione.
L’ospite riceve via email o SMS un link personalizzato per accedere alla piattaforma di check-in, con un messaggio che spiega che completare la procedura in anticipo velocizzerà l’ingresso nella struttura.
Cliccando sul link, l’ospite accede a un’interfaccia web intuitiva e ottimizzata per dispositivi mobili.
La prima schermata presenta il riepilogo della prenotazione, con:
La fase di compilazione dati richiede le informazioni anagrafiche di tutti gli ospiti maggiorenni che soggiorneranno nella struttura, tra cui:
Il sistema verifica in tempo reale la completezza e correttezza dei dati inseriti.
Se un campo è incompleto o contiene errori evidenti (ad esempio una data di nascita futura), l’ospite riceve un feedback immediato per correggere.
Successivamente, l’ospite carica le foto o scansioni dei documenti di identità.
Il sistema guida nel processo, mostrando esempi di foto corrette e suggerendo di scattare immagini in buona luce per garantire la leggibilità.
I sistemi più avanzati utilizzano tecnologie OCR (Optical Character Recognition) per estrarre automaticamente i dati dal documento.
Se i dati estratti non coincidono con quelli inseriti manualmente, il sistema segnala la discrepanza per verifica.
Segue la presentazione del contratto di locazione breve, già personalizzato con i dati della prenotazione e dell’ospite.
L’ospite può:
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Leggere il documento con calma
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Scaricare una copia personale
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Firmarlo elettronicamente con un semplice click o tracciando la firma sul touchscreen
Contestualmente, deve accettare l’informativa sulla privacy e fornire i consensi al trattamento dei dati personali, distinguendo tra:
Se applicabile nella località della struttura, il sistema calcola automaticamente l’imposta di soggiorno dovuta.
L’ospite visualizza l’importo in base al numero di notti e alla tipologia di struttura, e può dichiarare eventuali esenzioni (minori, disabilità, ecc.) caricando la relativa documentazione.
Completata la compilazione, il sistema invia una conferma via email con il riepilogo dei dati e dei documenti firmati, mentre l’host riceve una notifica di check-in online completato.
