La contabilità generale è un obbligo di legge per tutti gli hotel, ma la contabilità analitica – quella che permette di capire davvero l’andamento del business – resta facoltativa. In Italia, il controllo di gestione è spesso trascurato: molte strutture non monitorano costi e ricavi con strumenti adeguati, rischiando così di scoprire a fine anno sorprese poco piacevoli nei bilanci.
I principali rischi legati alla mancanza di controllo di gestione sono evidenti: la perdita di controllo sui costi, con spese per personale, forniture e manutenzione che possono aumentare senza essere rilevate, generando sprechi significativi; inefficienze operative, dovute a processi poco ottimizzati o risorse mal allocate, che possono tradursi in ritardi nei servizi e insoddisfazione degli ospiti; ritardo nella risposta ai cambiamenti, con strategie di prezzo o gestione dei costi che rischiano di rivelarsi inefficaci solo alla chiusura del bilancio annuale.
Il bilancio di esercizio, che viene chiuso di norma entro il primo trimestre dell’anno successivo, arriva troppo tardi per permettere di correggere strategie e decisioni operative in corso d’opera. È qui che entrano in gioco la contabilità analitica e il controllo di gestione, offrendo agli albergatori dati tempestivi e strumenti per intervenire in modo proattivo.
Hotel Back Office: il controllo di gestione diventa semplice e strategico
Per rispondere alle esigenze di controllo, efficienza e tempestività nella gestione economica delle strutture ricettive di fascia alta e delle catene alberghiere, c’è bisogno di strumenti digitali avanzati: soluzioni in grado di integrare amministrazione, contabilità generale e industriale, monitoraggio dei costi, analisi dei dati e gestione multi-property, il tutto con accesso sicuro da qualsiasi luogo.
La risposta a queste necessità è Hotel Back Office (HBO): l’app per Microsoft Dynamics 365 Business Central sviluppata da Serenissima Informatica. Cloud-based per garantire sicurezza, continuità operativa e accesso da remoto, HBO consente anche la gestione integrata della fatturazione elettronica e permette di amministrare più strutture da un’unica piattaforma.
Con Hotel Back Office è possibile impostare un piano dei conti e un piano di contabilità industriale con centri di costo conformi allo standard USALI, analizzare i KPI, monitorare costi e ricavi per reparto, individuare inefficienze operative e reagire tempestivamente ai cambiamenti. Ciò significa definire obiettivi chiari, controllare i costi di magazzino, verificare l’allineamento dei prezzi, eseguire inventari puntuali e monitorare il costo del personale nei vari reparti: tutte attività che trasformano il controllo di gestione in una leva strategica per aumentare la marginalità e migliorare le prestazioni della struttura.
USALI: lo standard internazionale per una gestione più efficiente
Molte strutture continuano a trascurare il controllo di gestione per motivi come la mancanza di obbligo, benefici percepiti come non immediati, scarsità di risorse, attenzione rivolta ad altre priorità e complessità percepita. In questo contesto, l’adozione dello standard USALI diventa fondamentale.
Lo USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), introdotto nel 1926 dalla Hotel Accountants Association di New York, è il sistema di reporting più utilizzato al mondo per il controllo di gestione alberghiero, diventato uno standard internazionale per l’hospitality. Basato sulla contabilità analitica per centri di responsabilità, permette di verificare le performance dei singoli reparti e di confrontarle con i risultati del mercato, individuando aree di margine migliorabili o reparti da rendere più efficienti.
Il metodo USALI analizza in dettaglio elementi come il costo del personale e la sua incidenza sul fatturato, le spese di marketing e altri costi operativi, consentendo di riclassificare costi e ricavi per categoria. Inoltre, USALI consente di fare proiezioni di ricavi per reparto, confrontare periodicamente i risultati con il budget e adottare strategie correttive tempestive.
Per gestire correttamente la contabilità secondo questo standard, è fondamentale dotarsi di soluzioni digitali dedicate come Hotel Back Office, che integrano contabilità generale e analitica, monitorano i costi di magazzino, attribuiscono correttamente centri di costo e di ricavo e generano report completi conformi allo USALI. In questo modo, il controllo di gestione diventa uno strumento concreto per ottimizzare performance, efficienza e redditività dell’hotel.
Il punto di partenza per una contabilità moderna e performante
Partecipando al webinar gratuito dell’11 novembre organizzato da Serenissima Informatica, sarà possibile approfondire come l’applicazione dello standard USALI, integrata in Hotel Back Office e nella sua estensione con DocFinance, possa supportare concretamente la gestione amministrativa e finanziaria di hotel e catene alberghiere, rendendola più precisa, tempestiva e orientata alle decisioni.
Per partecipare a “La contabilità che parla il linguaggio del tuo hotel: semplice, integrata, cloud”, martedì 11 novembre dalle 15:00 alle 16:00, clicca qui.
